Privacybeleid

Dit is het Privacybeleid van Stichting Welzijnswerk Hoogeveen (SWW). Om je goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt SWW Hoogeveen je persoonsgegevens. In ons Privacybeleid kun je lezen hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens. SWW Hoogeveen vindt een zorgvuldige omgang met jouw gegevens heel belangrijk. Je persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Wij houden ons daarbij aan de geldende wettelijke regels.

Waarom heeft Stichting Welzijnswerk Hoogeveen een Privacy statement?
We hebben in dit Privacy statement op een rijtje gezet hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. In dit Privacy Statement leggen we uit welke gegevens we van jou verwerken, waarom we dat doen, wie de gegevens mag inzien, hoe we ze bewaren, met wie we ze delen en welke invloed je daar zelf op kunt hebben.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die jou direct of indirect kunnen identificeren, zoals je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer of e-mailadres. We krijgen deze gegevens bijvoorbeeld als je een formulier invult, ons belt, een e-mail stuurt of onze website bezoekt. Dit kan ook een IP-adres of een cookie zijn.

Op het moment dat je persoonsgegevens door jou of door een derde met SWW Hoogeveen worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen. Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die SWW Hoogeveen (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt in het kader van haar dienstverlening.

Van wie verwerkt Stichting Welzijnswerk persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, of die de website van SWW Hoogeveen bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer gegevens van inwoners en cliënten maar ook van contactpersonen van organisaties, leveranciers of samenwerkingspartners van SWW Hoogeveen.
Belangrijk: als je als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van medewerkers aan ons doorgeeft, dan ben je volgens de geldende wetgeving verplicht om je medewerkers hierover te informeren. Je kunt dit Privacybeleid aan je medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe SWW Hoogeveen omgaat met hun persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van je persoonsgegevens is SWW Hoogeveen, gevestigd aan het Haagje 119, 7902 LE Hoogeveen. De verantwoordelijke is de persoon die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt Stichting Welzijnswerk je persoonsgegevens?
SWW mag alleen jouw persoonsgegevens verwerken als daar een wettelijke basis voor is, bijvoorbeeld:

• je hebt toestemming gegeven,
• het is nodig voor de uitvoering van een overeenkomst,
• het is een wettelijke verplichting,
• het is nodig om je gezondheid of veiligheid te beschermen, of
• het is nodig voor de dienstverlening van SWW, zonder dat jouw belangen worden geschaad.

Voorbeelden van onze activiteiten waarbij we je persoonsgegevens gebruiken:

• opbouwwerk
• jongerenwerk
• algemeen maatschappelijk werk
• jeugdmaatschappelijk werk
• voor- en vroegschoolse educatie en opvoeding
• cliëntondersteuning
• uitvoeringscoördinatie
• mantelzorgondersteuning
• informele zorg

Welke gegevens kunnen we verwerken?
De volgende informatie kunnen wij van je verwerken: contactgegevens, burgergegevens, financiële gegevens, indien aan de orde, en indien nodig gegevens over je gezondheid, strafrechtelijke gegevens of identificatiegegevens.

Hoe gaat Stichting Welzijnswerk met je persoonsgegevens om?
Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met je persoonsgegevens om. Hiervoor heeft SWW Hoogeveen een beleidsdocument opgesteld.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van je persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 betreft dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Wanneer je van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacybeleid niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heb je het recht om een klacht in te dienen bij de AP. Dit kan met het Informatie- en Meldpunt Privacy; tel: 088 180 52 50.

Veilig
Om je privacy en de vertrouwelijkheid van je gegevens te beschermen, treft SWW Hoogeveen passende technische en organisatorische maatregelen. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. We maken intern beleid en afspraken, we houden een register van verwerkingsactiviteiten bij, sluiten verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers, beveiligen onze mobiele devices etc.

Binnen SWW Hoogeveen heeft niet iedereen toegang tot je gegevens. De systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.

Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van je persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op je persoonsgegevens mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen voor je heeft, laten we dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk
We gaan ervan uit dat je gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van SWW Hoogeveen is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook  voor derden die door SWW Hoogeveen zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in je gegevens heeft een geheimhoudingsplicht.

Hoelang bewaren we je gegevens?
SWW Hoogeveen bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn. Dit staat vermeld in ons verwerkingsregister. In de meeste gevallen bewaren wij (alleen digitaal) maximaal vijf jaar je persoonsgegevens. Dossiers van de jeugdhulpverlening worden 20 jaar bewaard (wettelijke bewaartermijn).

Verstrekken aan derden
Wij verstrekken je persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden. Alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, als dit wettelijk verplicht is of als je ons  toestemming hebt gegeven.

SWW Hoogeveen kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleent SWW Hoogeveen haar medewerking.

Op verschillende manieren contact
Steeds vaker hebben inwoners of cliënten via e-mail, social media (Facebook, Instagram, Linkedin) of via www.swwh.nl contact met SWW Hoogeveen. Ook sms, WhatsApp en chat worden ingezet. Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief voor contact kan bij jou vandaan komen maar ook van SWW Hoogeveen. De persoonsgegevens die je daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door SWW Hoogeveen worden verwerkt. Bijvoorbeeld om je vragen te beantwoorden, een aanbod te doen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Bezoek aan de website van Stichting Welzijnswerk Hoogeveen
Als je onze website bezoekt, registeren we je IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder lees je waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen we met je bezoekgegevens?
Op de website van SWW Hoogeveen worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren. We registreren ook hoe bezoekers door de website van SWW Hoogeveen klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag, voor fraudebestrijding en om persoonlijke aanbiedingen te kunnen doen.

Wat doen we met cookies?
Deze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je computer, tablet of telefoon worden opgeslagen wanneer je onze website bezoekt. Wij gebruiken cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Zo zien we bijvoorbeeld welke pagina’s vaak worden bezocht. Met deze informatie kunnen we onze website en dienstverlening verbeteren.

De gegevens die we via cookies verzamelen, zijn anoniem. Ze zijn niet te herleiden tot jou als persoon en worden niet gebruikt om je te volgen op andere websites. De informatie wordt opgeslagen op beveiligde servers van Stichting Welzijnswerk Hoogeveen of van een betrouwbare derde partij die ons hierbij ondersteunt. Je kunt cookies altijd zelf verwijderen of uitschakelen via de instellingen van je browser. Houd er dan rekening mee dat de website mogelijk niet optimaal werkt.

Wat zijn je rechten?
Wanneer SWW Hoogeveen persoonsgegevens van je verwerkt, heb je volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Deze rechten lichten wij hieronder toe.

Wij stellen je op de hoogte als wij persoonsgegevens van je verwerken
SWW Hoogeveen verstrekt voor het verwerken van je gegevens informatie over onze identiteit, waarvoor en op welke manier wij je gegevens gebruiken, welke regels daarvoor gelden en welke rechten je hebt. Ook leggen we uit hoe je die rechten kunt uitoefenen.

We hoeven je hier niet apart over te informeren als je hier al van op de hoogte bent, of als dit voor ons onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.

Inzage in je gegevens
Bent je cliënt van SWW Hoogeveen en wilt je zien welke persoonsgegevens bij ons bekend zijn? Dan kun je gebruikmaken van je ‘Recht van inzage’. We verzoeken je wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens je graag wenst te ontvangen.

Recht op rectificatie
Je hebt het recht om jouw gegevens te laten aanpassen als ze onjuist of onvolledig zijn. Dit geldt ook als jouw gegevens niet (meer) relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze gebruiken, of als wij jouw gegevens in strijd met de wet hebben verwerkt.

Als wij jouw gegevens eerder met derden hebben gedeeld, informeren wij hen over de aanpassing, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning van ons vraagt.

Recht op gegevenswissing
Je hebt het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld als gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, je bezwaar maakt tegen de verwerking of als je gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde persoonsgegevens te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht om ons te vragen de verwerking van jouw gegevens (tijdelijk) te beperken. Dat betekent dat wij jouw persoonsgegevens tijdelijk niet gebruiken of aanpassen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je twijfelt of jouw gegevens juist zijn, wanneer je vindt dat wij jouw gegevens niet meer nodig hebben, of wanneer je van mening bent dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken.

Recht van bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens wanneer wij deze gebruiken voor andere doeleinden dan nodig zijn voor een overeenkomst met jou of voor het naleven van een wettelijke verplichting. Dit kan bijvoorbeeld als je niet wilt dat wij jouw gegevens gebruiken voor persoonlijke aanbiedingen of gerichte informatie.

Recht op dataportabiliteit
Als je zelf je persoonsgegevens aan ons hebt gegeven, heb je in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat wij jouw gegevens op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare manier aan jou verstrekken wanneer je hierom vraagt.

Hoe kunt je je rechten uitoefenen?
Als je gebruik wilt maken van je rechten, kun je altijd contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens of een brief sturen met je naam, adres en telefoonnummer. Een postzegel is niet nodig. We reageren binnen één maand op je verzoek. Wij vragen je om te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken. Verzoeken die buitensporig zijn, kunnen we weigeren. Dit geldt bijvoorbeeld als je ons herhaaldelijk of op een manier benadert die meer dan gemiddeld en noodzakelijk is om informatie te krijgen.

Over dit Privacybeleid
SWW Hoogeveen kan dit Privacybeleidaanpassen. De meest recente versie vind je altijd op www.swwh.nl.

Heb je vragen of opmerkingen over ons Privacybeleid? Neem dan gerust contact met ons op:

SWW Centraal Bureau
Functionaris gegevensbescherming
Het Haagje 119
7902 LE Hoogeveen

Tel: 0528 278 855